canal ético

Bienvenido/a al nuevo canal ético que COMPLEMENTOS SANITARIOS, S.A. (en adelante, COMSAN) ha implementado para que sus empleados y proveedores puedan comunicar infracciones de la legalidad vigente o de las políticas de nuestra empresa, de manera segura y confidencial.

Gestores del Canal y Comité Ético

COMSAN ha designado una serie de personas encargadas de la gestión y valoración de las comunicaciones recibidas a través del canal, y ha creado un Comité Ético para investigar los hechos y resolver el procedimiento; COMSAN busca así garantizar la máxima independencia, objetividad e imparcialidad.

Las personas responsables del canal y las designadas para formar parte del Comité Ético, están capacitadas para la realización de las funciones encomendadas, disponiendo de conocimientos en las materias que pueden ser objeto de comunicación.

El equipo de gestores del canal está formado por los responsables de algunos de los diferentes departamentos que componen COMSAN.

Conductas objeto de comunicación

En base a lo establecido en la normativa actual de protección al informante, a continuación, se indican algunas conductas que pueden y/o deben ser objeto de comunicación a través del canal, en caso de tener conocimiento o ser víctima de ellas:

Incumplimiento del código ético.
Fraude.
Corrupción.
Infracciones penales (ej. robos, hurtos, agresión sexual).
Infracciones en materia laboral.
Conducta contraria a los intereses empresariales.

Por otro lado, el canal no deberá utilizarse – ni está habilitado para ello- para las siguientes finalidades:

La contratación de productos o servicios de COMSAN.
Presentación de reclamaciones y quejas.
Envío de candidaturas de empleo.
Ejercer sus derechos de protección de datos.
Solicitudes relativas a RRHH.
Atención al cliente.

Mantener una cultura de integridad y ética empresarial es uno de nuestros objetivos y este nuevo canal es una herramienta importante para garantizar que todas las partes interesadas puedan informar de manera segura y confidencial cualquier preocupación que tengan sobre la conducta empresarial, el cumplimiento normativo o la ética.

Cómo puedes presentar una comunicación

Las comunicaciones pueden presentarse:

Utilizando el formulario que se enlaza en nuestro sitio web, en el apartado Presentar comunicación

En la comunicación se incluirán los datos identificativos de la persona informante, datos de contacto básicos, el tipo de infracción comunicada y una descripción de los hechos que se informan. Así mismo, se acompañará con los documentos u otros medios admitidos en derecho y lícitamente obtenidos, que se quieran emplear para probar los hechos.

Se informa también, de que está prevista la creación de un canal público externo dependiente de la futura Autoridad Independiente de Protección del Informante (A.A.I.), como alternativa a los canales internos privados.

Comunicación anónima:

Entendemos que puede haber situaciones en las que se prefiera informar sin que se conozca nuestra identidad; por ello, el formulario del canal incorpora una opción para presentar la comunicación de manera anónima y confidencial, garantizándose que su identidad no será reconocida ni por los responsables del canal o miembros del Comité Ético ni por terceros durante todo el proceso de gestión, investigación y resolución.

Cómo hacer un seguimiento del estado del procedimiento

La persona informante puede ponerse en contacto con el gestor del canal, ingresando el código recibido tras la presentación de la comunicación en el apartado de revisión situado bajo el formulario web. Se mantendrá una comunicación abierta y transparente con el informante a lo largo del proceso de gestión e investigación; se le proporcionará información actualizada sobre el estado de la investigación y cualquier medida tomada en respuesta a la comunicación.

Las comunicaciones se manejarán de manera confidencial y se investigarán de manera justa e imparcial.

Derechos de la persona que realiza la comunicación

De la presentación de la comunicación se derivan una serie de derechos y garantías para la persona informante de una infracción:

Garantía de confidencialidad, preservando su identidad y la de cualquier persona de su entorno. La identidad de la persona informante únicamente se podrá comunicar: a las personas autorizadas y designadas para la gestión del canal e investigación de los hechos; a las autoridades judiciales o administrativas competentes, y Ministerio Fiscal, en el marco de una investigación penal, disciplinaria o sancionadora.
Respeto a su privacidad y a la protección de sus datos.
Garantía de protección frente a posibles represalias (ej. suspensión de contrato), cuando la persona informante realice la comunicación de buena fe y poniendo en conocimiento hechos de los que haya sido testigo o tenga información y evidencias suficientes para creer que son veraces.
Derecho a la información.
Independencia, imparcialidad y objetividad en la gestión de la comunicación e investigación de los hechos.

Derechos de la persona afectada por los hechos

Por otro lado, la persona a la que se le atribuyen los hechos también dispondrá de derechos y garantías durante el procedimiento:

Derecho a la presunción de inocencia y al honor.
Garantía de independencia, imparcialidad y objetividad en la gestión de la comunicación e investigación de los hechos.
Derecho de defensa.
Derecho a conocer los hechos que se le atribuyen y a acceder a su expediente.
Preservación de su identidad.
Garantía de confidencialidad.

Denuncias Falsas

En caso de que, con mala fe, se presente una comunicación que contenga información falsa, COMSAN se reserva el derecho a emprender cuantas acciones legales sean necesarias para exigir responsabilidades y el resarcimiento de los daños que, en su caso, se ocasionen.

Protección de datos personales

En cumplimiento de la normativa de protección de datos, (Reglamento 2016/679, General de protección de datos y Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales) se informa de que el tratamiento de la información recogida en el canal es tratada por COMSAN como responsable del tratamiento, con el fin de investigar los hechos.

Dicho tratamiento se lleva a cabo con base en el cumplimiento de las obligaciones legales de la entidad, así como el ejercicio de una misión realizada en interés público. Sólo accederán a la información las personas designadas y autorizadas para su gestión; no obstante, los datos podrán ser comunicados a las autoridades públicas con competencias en la materia en el marco de un procedimiento y, en caso de empleados, a los representantes legales de los trabajadores.

Los datos se conservarán en el sistema de comunicaciones internas, únicamente, durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos comunicados, así como para la instrucción y resolución del expediente. También, se conservarán en un libro registro las comunicaciones recibidas y actuaciones realizadas durante el mínimo legal establecido.

Los interesados pueden ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación y portabilidad, presentando su solicitud por email a info@cssa.es o mediante escrito dirigido al domicilio de COMSAN, en Avenida Bertran i Güell, 64, apdo.38, 08855, GAVÀ (BARCELONA).

Para más información consulte nuestra política de privacidad en: https://comsan-sanitary.com/aviso-legal/.

Animamos a todas las partes interesadas a utilizar el canal. Es importante para nosotros escuchar sus preocupaciones y tomar medidas adecuadas para resolver cualquier problema. Además, recordamos que COMSAN prohíbe cualquier tipo de represalia contra las partes interesadas que presenten una comunicación de buena fe.

Si tiene alguna pregunta sobre el canal, o si necesita más información, no dude en ponerse en contacto con nosotros.